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タスク管理をTodoistからThings3へ変更してみての感想

Things3 さっそく使ってみた



結局、Todoistとグーグルカレンダー連携機能をつかいこなせず。。

いつも言っているが、iPhoneのタスク管理アプリで、
「Todoist」や「remember the milk」のような、スライドさせてタスクを完了させるのは好きじゃない。


ThingsやToodledo、omnifocusのようなポチっと消すタイプの方が好みだ。
それでもTodoistを使っていたのはジェスチャーでの先送りなどの手軽さがあるからだ。

それと視認性の良さ。
「今日」のフォーカスから「次の7日間」機能。
これによる1週間の見通しの良さだ。

週間でタスクを管理していくのに無駄がなさ過ぎるのだ。


おそらくタスク管理アプリと呼ばれるものは、全種類使ってみたはず。
総額いくらだ?というくらい買ったし、無料のものも使い倒してきた。



使い初めからしっくりきたthings3


この感覚は初めてかもしれない。
以前の「Things」は使ったことがあったがしっくりこなかった。
なぜなのかは、記憶になく分からないが、購入して、ほとんど使わず別のものへ変更したのを覚えている。


だが「things3」に関しては違う。
以前のモノとは違いシンプル過ぎないシンプルさ。


キレイなフラットデザインも良いし、何よりパッと見の視認性の良さ。
表示される文字列、フォント、白バックのきれいさ。
デザイン面で完璧だと思う。

タスク管理アプリを長く使っていれば、飽きがくる。
もちろんタスクを管理するものなので飽きるとか関係ないのだろうけど、飽きによる生産性低下は自分だけではなく、あると思う。


操作性にだけ絞れば「Tooist」程の直感的な感覚は無いものの、視認性で言うとパッと見たときの直感的に認識できるタスクやプロジェクト群により、操作性うんぬんをカバーするデザインだと思った。

また、当たり前ではあるが、慣れると操作性も気にならなくなる。




かなり完璧に近い。



もちろん、その辺りは好みによるものが多いと思うが自分には最高のアプリだと感じた。


他のアプリにあった、ここが良いけど、ここがイヤみたいな部分が一切ない。

「things」は「OmuniFocus」のように、カレンダーの予定をタスクとしてではない形式で、同じ画面上に表してくれる。

これは「たすくま」や、ifttt連携などを使った「Todoist」「Toodledo」とは違う。
それらは、予定をタスクとして表示してしまうので、「公休日」などもタスク化されてしまう。
でも同じ画面で管理はしたい!というワガママをきいてくれるのがthingsだ。



では、omnifocusじゃダメなのか?という問題。



オムニフォーカスはおそらくGTDにおける最高のタスク管理システムだと思う。
特にレビュー機能が初めから付いていて、タスクを週次、月次で見直せる。

仕事に置いてもレビューする時間を取ることは大切だしレビューを疎かにすると違う方へ走っていても気づかず走り続けてしまう。一度立ち止まって地図を見返すことが重要なのだ。

仕事の効率化をあげるためにタスク管理アプリを使っている以上、どこかで修正していく必要がある。
タスクを処理することだけに集中してしまうと、どうでもいいことに全力投球だったりしてしまうのだ。


しかし、これは他のアプリを使っていても、週1ないし、月1で「タスクの振り返りをする」という類のタスクを作り、実行すれば事足りてしまうと思っている。

そのやり方でタスクレビューを行ってきたが、今回のthings3へ乗り換えた際に、レビューするというタスクは外した。

これは、いちいちレビューする時間を取らなくても、その都度 不必要だと感じたら削除し、必要なら足す。もしくは修正する。
ということをするならレビューの時間を作ることは不必要だと感じたからだ。

もちろんレビュー自体は大切なことだが、タスクが今の流れに沿っているのかどうか?という感じのレビューは時間を割かなくても分かることだ。

これはレビューそのものを否定しているわけではなく、レビューすることが当たり前になってしまえば、常に日々の中で修正を掛けるようになってくる。

それでもあえて時間をとってレビューするなら、タスクの結果に対してどうだったのか?
という記録も一緒に残しておく方が今後に活かせるだろう。
そこまでしていくなら、タスク管理アプリのみで完結させることは困難になってくる。(たすくま にしか出来ない)

その時はEvernoteなどに、レビューを記載したものを蓄えていくことをおすすめする。



あと、オムニで納得いかなかったのが、ルーチンワークで毎月最終日、いわゆる月末業務のリピートができない。これは困る人も多いと思う。

どうしても日本で働く以上、月単位で締めることが多い。
むしろ職種によっては月末の締めタスクの方が普段のタスクより多いという人も少なくはないだろう。

things3では月末繰り返しも可能。



月末リピート機能がないタスク管理アプリを使うときは、毎月1日にリピートさせておいて1日に最終日に移動させるという方法で一時やっていたが、無駄なタスクができてしまうと本末転倒だ。

不安なく、忘れても安く管理アプリが知らせてくれるから大丈夫という気持ちの面でストレスになる虞が出てきてしまう。

GTD


GTDについてはここでは書かないが、
・収集

・処理

・整理

・見直し

・実行
といった事をしていく必要がある。


受信箱機能


いわゆるINBOXというやつだが、コレはほとんどのタスク管理アプリについている機能だ。
GTDでは不可欠な機能ではあるが自分はほぼ使わない。

割り込みタスクはそのままやってしまうし、新しいタスクを考える時は古いタスクを書き換えることが多いためだ。

これにどんな意味があるかというと、基本的に新しい事をするなら、古い似たタスクを消さなければ効率が悪いと思っているためだ。


GTDの残りの処理、整理、見直し、実行の各種tingsを使えば簡単に行えるが、これは別にthings以外のアプリを使っても当然出来るだろう。


基本的には自分にとってタスク管理アプリは、

・タスク管理。


・プロジェクト管理。


・物忘れ防止。


・アイデア保管場所。

的な使い方がメインであり、それさえ管理してくれればOKだと思っている。

毎日自動的に今日何をするかが、自動作成される。

それにプラスして行うタスクを足していく。

アイデアを保管した中から時期的、時間的に行える事を引っ張り出す。
新しいアイデアが出れば入れておく。

少なからず、難しい職種ではないので、それだけでじゅうぶんなのだ。



タスク管理とLOG


Evernoteに近い形で使っているかもしれない。

しかし、あくまでEvernoteは過去。

Thingsは未来の道という感じではあるが。
ログブックというところで、完了タスクを確認することも出来る。


ここまで来て言うのも何だが、感想のみで、使い方の説明はしない。

タスク管理アプリを使ったことがあるなら迷うような機能もないし、初めて使うとしても詳しく説明してある記事もたくさんあるはず。

そっちを読んでくれればと。


ちなみにAppleの「デザインアワード2017」にThings 3も受賞したようだ。


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